к.т.н. Козубцов І.М. (ВІТІ НТУУ «КПІ»)

МЕТОДИЧНА РЕКОМЕНДАЦІЯ ПО АВТОМАТИЗАЦІЇ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ З НАПИСАННЯ ПРОТОКОЛІВ ЗАСІДАННЯ КАФЕДРИ

Повсякденна діяльність кафедри невід’ємно пов’язана з відпрацюванням документів, звітів про виконану роботу за місяць, рік тощо.

В підготовці їх поряд з начальником кафедри активну учать приймає особовий склад та секретар. Документи відпрацьовані без використання електронно-обчислювальної техніки, не відповідають вимогам: швидкої репродукції, та втрачає здатності розбірливого читання. Наприклад «Протоколи засідання кафедри», досі методично рекомендуються оформляти у вигляді книги-брошури, а це не відповідає вимогам автоматизації, оскільки написання їх передбачається лише від руки.

Секретар на процес відпрацювання протоколів засідання кафедри, як правило, витрачає значно більше цільового часу відведеного на методичну роботу передбаченого розподілом часу на науково-педагогічну діяльність. Актуальним питанням в повсякденній діяльності є автоматизація процесу обробки документообігу.

Розглянемо методичну рекомендацію з оформлення «Протоколів засідання кафедри». На першому етапі на дозволеному носії інформації створюємо папку «Протоколи засідання кафедри №», в якій розміщуємо підкаталог папок по місяцям, починаючи з «Вересень», див. рис. а. По змісту кожна папка каталогу майже однакова.

На другому етапі створюємо базу автошаблонів документів за видами обговорення: відкритих, показових, інструкторсько-методичних занять (рис. б).

При оформленні протоколів слід дотримуватися таких правил:

1. Обговорення питань передбачених «Планом роботи кафедри» – протокол №1, де номер 1 – відповідає першому місяцю нового навчального року тобто вересню.

2. Обговорення відкритих, показових, інструкторсько-методичних занять – протокол №N/З/i, де номер N – відповідає місяцю навчального року, З – вид заняття, i – порядковий номер протоколу даного місяця.

3. Обговорення необхідності надання рекомендацій щодо видання статей, тезисів – протокол №N/С/i, де номер N – відповідає місяцю навчального року, С – вид заняття, i – порядковий номер протоколу даного місяця;На рис. в) зображено титульній аркуш Книги протоколів засідання кафедри, який зареєструють на початку навчального року.

Протокол засідання або обговорення на кафедрі, секретар, оформлює згідно нормативного документу у вигляді роздрукованого матеріалу на папері не менше 70 г/м2 з однієї сторони аркушу. Протоколи об’ємом 2 і більше сторінок, з дозволу начальника кафедри можуть роздруковуватися і на зворотній аркушу паперу. Оформлення згідно керівних документів що визначають документообіг.

Роздруковані аркуші протоколів вкладаються до швидкозшивача безпосередньо або в захисні файли. В кінці навчального року „Книга протоколів засідання кафедри” прошнуровують.